DEMANDE DE MISE A DISPOSITION

Peut bénéficier des salles toute association dont le bureau est composé en majorité d’étudiants, et dont le projet est ouvert à tous les publics, à l’exception des réunions internes avec l’accord du service culturel.

Les demandes de réservation se font auprès du service culturel du Crous de Bordeaux-Aquitaine, dont les bureaux sont situés dans la Maison des Activités Culturelles (Mac 1), 4 rue Lucie Aubrac à Pessac (domaine universitaire).

Des réunions sont organisées chaque trimestre afin d’établir un planning et définir les besoins suivant le projet (type de salle et matériel nécessaire), les réunions sont annoncées par courriels dès que la date est fixée par le service culturel. Une réunion est prévue courant septembre pour les réservations annuelles et trimestrielles (octobre, novembre, décembre), une seconde en novembre pour janvier, février, mars et une dernière durant février pour avril, mai et juin. Toutefois, une réservation peut se faire ponctuellement durant l’année par courriel à service.culturel@crous-bordeaux.fr.

Afin de pouvoir réserver une salle, l’association doit remplir la convention de mise à disposition et transmettre les documents suivant :

– La dernière version mise à jour des statuts de l’association ;
– Le récépissé de déclaration ou de modification à la préfecture de l’association ;
– La composition du bureau (lien ci-dessous) ;
– Les photocopies des cartes d’étudiants des membres du bureau ;
– Une attestation d’assurance responsabilité civile de l’association en cours de validité.

La convention sera envoyée à l’association dès réception des documents listés ci-dessus à l’adresse service.culturel@crous-bordeaux.fr.

L’association devra avoir rempli les conditions de réservation au moins trois semaines avant la date de la manifestation sans quoi la salle ne lui sera pas réservée.

Chaque projet, réunion ou autre type de manifestation nécessite de présenter une fiche projet fournie par le Crous. Cette fiche récapitule les informations relatives au projet, la communication mise en place, les besoins techniques, les éléments relatifs à la sécurité ainsi que les contacts des porteurs du projet (utilisateur(s) présent(s) lors de la mise à disposition de la salle et faisant la visite de sécurité). Elle doit être transmise au service culturel au minimum trois semaines avant la date de la manifestation, afin que le service culturel confirme la date.

Toute manifestation ou pratique d’ordre religieux, cultuel ou partisan est interdite dans les salles du Crous.

Chaque projet, réunion ou autre type de manifestation nécessite une visite de sécurité obligatoire. Elle doit être sollicitée par l’association une semaine minimum avant la date du projet. Le rendez-vous doit être pris par une personne portant le projet et présente à la date de la manifestation (voir fiche projet). Cette visite a pour but de présenter la salle, indiquer les consignes de sécurité et expliquer le fonctionnement du matériel technique si besoin (voir fiche projet).

Chaque salle dispose de ses propres conditions d’utilisation, consultables sur le site internet du Crous ou sur demande auprès du service culturel du Crous. Elles sont transmises à l’association par le Crous lorsque la fiche projet est validée. Les conditions d’utilisation sont à lire attentivement et à renvoyer signées au service culturel du Crous pour chaque projet.

Après validation des documents par le service culturel, toute association souhaitant annuler sa réservation doit prévenir celui-ci le plus tôt possible (deux semaines minimum avant la date prévue).

Calendrier :

Disponibilité des salles à partir du 10 octobre 2019.
Fermeture du 20 décembre 2019 au 10 janvier 2020 pour les vacances de Noël.
Fermeture à partir du 28 juin 2020 pour la période estivale.
Des fermetures exceptionnelles peuvent intervenir au cours de l’année.

Documents à télécharger :

FICHE CONTACT
FICHE PROJET
– CONDITIONS D’UTILISATION MAC 1
– CONDITIONS D’UTILISATION MAC 2
– CONDITIONS D’UTILISATION MAC 4
FICHE TECHNIQUE MAC 1
– FICHE TECHNIQUE MAC 2

Non merci

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